从出现到废弃文献须要资历怎么的性命周期?

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生命周期,其基本涵义可以通俗地理解为从摇篮到坟墓(Cradle-to-Grave)的整个过程。对于某个产品而言,就是从自然中来回到自然中去的全过程。 生命周期,其基本涵义可以通俗地理解为
从出现到废弃文献须要资历怎么的性命周期?

从出现到废弃文献须要资历怎么的性命周期?

  生命周期,其基本涵义可以通俗地理解为“从摇篮到坟墓”(Cradle-to-Grave)的整个过程。对于某个产品而言,就是从自然中来回到自然中去的全过程。

从出现到废弃文献须要资历怎么的性命周期?

  生命周期,其基本涵义可以通俗地理解为“从摇篮到坟墓”(Cradle-to-Grave)的整个过程。对于某个产品而言,就是从自然中来回到自然中去的全过程。我们常见的“项目生命周期”、“产品生命周期”等都是它的概念应用。那么,什么是文件的生命周期呢?

  1940年,美国档案学者菲利普布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。引入“周期”概念的目的是强调文件运动的一种时间跨度,表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。

  进入“DT时代”,信息已经成为现代企业最为重要的资产之一,高速增长的非结构化数据将会成为企业信息管理中最为重要的一环。

从出现到废弃文献须要资历怎么的性命周期?

  而事实上,事实上,许多企业已经淹没在非结构化数据的汪洋之中。如何在满足访问要求和法规遵从等要求下,对非结构化数据的文件管理进行有效的成本控制,用最小的成本投入去获取最大的商业价值,是每一个CIO都需要郑重思考的问题。

  文件信息的价值衡量标准不同于货币,其价值取决于其所存在的业务环境。在一个企业中,没有两个文件的价值是完全相同的。例如,一封通知端午节放假时间的公告文件和公司新的绩效考核系统的发布文档,毫无疑问,后者更具有商业价值。而在管理需求上,后者也需要更快的访问速度和更严谨的归档保存。

  两个文件之间存在不同,同时我们也很容易的认识到,从文件诞生至文件消亡,随着时间的推移和业务环境的变化,文件的价值和访问要求也在不断地发生变化。例如,在某个项目进行当中,围绕项目的需求讨论文件需要人员的多次讨论修改和版本更迭,其重要性不言而喻;而当项目完工之后,这份文件的时效性和重要性下降,有可能就会被随意存储在员工电脑中,久而久之就被人丢失或遗忘。

从出现到废弃文献须要资历怎么的性命周期?

  在一个企业中,没有两个文件是相同的,也没有一个文件在整个生命周期中其价值和访问要求都是不变的,所以,从静止的角度去看待文件是错误的。对于不同的文件,对于同一文件的不同阶段,应该采取不同的管理和保护策略,以节省成本,才实现用最小的成本投入去获取最大的商业价值的终极目标。

  文件生命周期不是空洞的理论,其根本目的是帮助企业进行有效的成本控制,提高效益。对于企业来说,这是一种必然的管理方式,有助于企业的长期健康发展。

  当然,没有两个企业是相同的,但是它们实现文件生命周期管理的过程却是类似的。大致可以将文件生命周期管理的建设分为三个阶段。

  对于文件最基础的存储来说,首要经历搜集和归档。随着企业信息化程度越来越高,无纸化办公已经成为发展的趋势。企业文件的搜集要尽量以电子文件取代原有的纸质文件,覆盖一切有价值的文件。

  运用统一的存储方式来集中管理企业范围内的所有文件,用集中存储来取代分散存储。这样做得好处是能够快速可靠的建立企业的文件权限体系和知识管理体系,避免文件丢失或泄露。

  文件之间、同一文件的不同阶段都存在不同的特点,传统的文件系统的数据存储和管理方式早已不能满足企业信息发展的需求。我们应该对保存在文件系统中的文件进行再一次逻辑意义的划分。这个过程可以说是文件生命周期管理的基础和核心。

从出现到废弃文献须要资历怎么的性命周期?

  一个阐述公司制度的文件会经历草稿、审核、使用、归档、消亡等过程。在这个过程中,文件经历了不同阶段,它的访问需求和使用价值也不同。当文件经常修订时,它需要能够快速的进行访问以便更迭版本;而当制度确定时,原则上它将不再允许修改和变动,作为公司记录进行归档。

  文件的不同阶段,对应了不同的管理价值,也需要企业采用必须的手段来管理文件的整个生命周期。

  随着企业文件的数量和复杂度不断增加,单纯的依靠人力来进行海量文件的规范化管理已经是不可能的了,我们需要更加专业、更加规范的文件生命周期管理系统。

  对于正在修改的文件,要有详细的日志记录和版本划分;对于已经确定归档文件,要有清晰的状态标识和数据备份。根据文件所处阶段的不同特点,采取最适宜的管理方法,发挥出文件的最大价值。

  文件生命周期管理的本质是为企业控制成本,规避风险,以最小的成本去获取最大的商业价值。面对企业中文件的高速增长,企业需要一种专业的文件管理方案。目前kass系统能够帮助企业贯穿文件的整个生命周期,从存储、使用、分享、保护等各个角度提供管理支持。在这样的解决方案的帮助下,企业才能真正把文件的生命周期管理落到实处。